1. QUI SOMMES-NOUS ET À QUI S'APPLIQUE LA POLITIQUE?
KP Management ltée (« KP Management ») s'engage à respecter votre vie privée et à protéger les renseignements personnels qu'elle recueille, utilise, communique, conserve ou détruit dans le cadre de ses activités, de ses sites Web, de ses applications, de ses plateformes et de ses services (collectivement, les « Services »).
Dans la présente politique, le « Groupe KP » désigne KP Management ainsi que toute société qui la contrôle, qu'elle contrôle ou qui est sous contrôle commun ou sous direction commune avec elle. Une société du Groupe KP peut avoir accès à des renseignements personnels lorsqu'elle participe à la prestation des Services, fournit des fonctions partagées au Groupe KP ou poursuit une autre fin compatible décrite dans la présente politique. L'accès est limité aux personnes qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions.
Lorsqu'une société du Groupe KP détermine elle-même les fins et les moyens d'un traitement distinct, elle agit comme entreprise responsable de ce traitement. Son identité ou la catégorie à laquelle elle appartient ainsi que les fins pertinentes sont indiquées au moment de la collecte, dans le Service concerné ou dans la présente politique. Lorsque la loi exige un consentement distinct, celui-ci est demandé.
Certains renseignements sont traités par KP Management pour le compte de clients, notamment des propriétaires, gestionnaires, exploitants ou autres entreprises qui utilisent les Services. Dans ce cas, le client détermine généralement les fins du traitement et KP Management agit selon ses instructions. Une demande concernant ces renseignements devrait d'abord être adressée au client concerné; nous l'assisterons conformément à nos obligations contractuelles et légales.
La présente politique est informative. Elle ne remplace pas une demande de consentement particulière lorsque la loi en exige une.
2. QU'EST-CE QU'UN RENSEIGNEMENT PERSONNEL?
Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l'identifier. Un renseignement anonymisé conformément à la loi applicable n'est plus un renseignement personnel lorsqu'il est raisonnable de prévoir, dans les circonstances, qu'il ne permet plus d'identifier la personne de façon irréversible.
3. QUELS RENSEIGNEMENTS RECUEILLONS-NOUS?
Selon votre relation avec nous et les Services utilisés, nous pouvons recueillir notamment :
des renseignements d'identification et de contact, comme le nom, l'adresse, le courriel, le numéro de téléphone et les renseignements liés à une organisation;
des renseignements de compte, d'authentification et de sécurité, comme le nom d'utilisateur, les droits d'accès, les journaux de connexion et les traces d'audit;
des renseignements immobiliers, locatifs ou opérationnels, comme les immeubles, unités, baux, demandes de location, occupants, fournisseurs, travaux, inspections, communications, documents, photographies ou vidéos;
des renseignements financiers et transactionnels, comme les renseignements de facturation, les paiements, les soldes, les factures et les données comptables;
des renseignements techniques et d'utilisation, comme l'adresse IP, le type d'appareil et de navigateur, le système d'exploitation, les pages consultées, les actions effectuées, les dates et heures d'accès et les identifiants de témoins;
des renseignements liés aux communications, au soutien et aux préférences, comme les demandes, commentaires, sondages, enregistrements autorisés, préférences linguistiques et choix de communications;
des renseignements de marketing, comme l'interaction avec nos courriels, campagnes ou contenus, sous réserve de vos choix et des lois applicables;
des renseignements de recrutement, comme un curriculum vitae, les antécédents professionnels et scolaires et les renseignements fournis dans le cadre d'une candidature; et
tout autre renseignement que vous, un client ou une personne autorisée nous fournisse dans le cadre des Services.
Nous évitons de recueillir des renseignements sensibles qui ne sont pas nécessaires. Lorsque des renseignements sensibles sont requis, nous appliquons les mesures et obtenons les consentements prévus par la loi.
4. COMMENT RECUEILLONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS?
Nous pouvons recueillir des renseignements :
directement auprès de vous, notamment par téléphone, courriel, formulaire, contrat, rencontre, portail, application ou site Web;
auprès de nos clients, sociétés du Groupe KP, partenaires, fournisseurs ou représentants autorisés;
auprès de sources publiques ou de tiers autorisés par la loi; et
automatiquement lorsque vous utilisez les Services, au moyen de journaux, témoins, pixels, balises Web et technologies semblables.
Lorsque d'autres organisations recueillent des renseignements pour nous, elles le font dans le cadre d'un mandat encadré et seulement pour les fins autorisées.
5. POURQUOI UTILISONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS?
Nous utilisons les renseignements personnels lorsque cela est nécessaire et permis pour :
fournir, administrer, configurer et soutenir les Services;
créer et gérer les comptes, utilisateurs, droits d'accès et profils organisationnels;
réaliser des activités de gestion, d'administration et d'exploitation immobilière, locative, financière, documentaire ou opérationnelle;
traiter les paiements, la facturation, les rapprochements et les opérations comptables;
répondre aux demandes, offrir du soutien, gérer les plaintes et communiquer au sujet d'un compte ou d'un Service;
protéger les personnes, les comptes, les systèmes et les données, prévenir la fraude, enquêter sur les incidents et faire respecter nos ententes;
mesurer l'utilisation, diagnostiquer les problèmes, développer, tester, sécuriser et améliorer les Services;
automatiser certaines tâches, notamment la classification, l'extraction, la synthèse, le rapprochement, la production d'alertes ou de recommandations et l'assistance aux opérations;
produire des statistiques, analyses comparatives, indicateurs et modèles à partir de données agrégées, dépersonnalisées ou anonymisées, selon les exigences applicables;
coordonner les fonctions partagées du Groupe KP, notamment les technologies, les finances, la conformité, le service à la clientèle et l'administration;
envoyer des communications commerciales lorsque la loi le permet et respecter vos préférences;
évaluer des candidatures et gérer le recrutement; et
respecter nos obligations légales et réglementaires, répondre à des demandes valides et protéger ou exercer nos droits.
Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous pouvons toutefois développer ou commercialiser des analyses, indices, tableaux de bord ou autres produits statistiques qui reposent uniquement sur des données agrégées ou anonymisées ne permettant pas d'identifier une personne.
6. CONSENTEMENT ET CHOIX
Nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels avec votre consentement, sauf lorsqu'une autre base juridique nous autorise ou nous oblige à le faire. La demande de consentement est présentée séparément lorsque la loi l'exige et tient compte de la sensibilité des renseignements, des fins et des personnes auxquelles ils peuvent être communiqués.
Vous pouvez refuser de fournir certains renseignements ou retirer votre consentement, sous réserve d'un préavis raisonnable et des restrictions légales ou contractuelles. Ce choix peut empêcher l'ouverture d'un compte, la prestation d'un Service ou l'accès à certaines fonctions. Le retrait n'affecte pas la validité des traitements déjà effectués.
7. TÉMOINS, BALISES ET TECHNOLOGIES DE PROFILAGE
Un témoin (« cookie ») est un petit fichier enregistré ou lu par un navigateur. Une balise Web ou un pixel est un petit élément qui peut notamment indiquer qu'une page a été consultée ou qu'un courriel a été ouvert. Selon le Service, nous pouvons utiliser :
des témoins strictement nécessaires à la sécurité, à l'authentification et au fonctionnement du Service;
des témoins de préférence et de fonctionnalité, par exemple pour mémoriser la langue ou certains réglages;
des témoins de mesure et d'analyse, par exemple Google Analytics ou un outil équivalent, afin de comprendre l'utilisation des Services; et
des témoins ou pixels publicitaires, seulement lorsqu'ils sont utilisés et que les choix requis ont été obtenus.
Lorsqu'une technologie permet d'identifier, de localiser ou d'effectuer le profilage d'une personne, nous vous en informons et indiquons comment activer la fonction. Sauf lorsqu'elle est nécessaire au Service ou autrement permise par la loi, cette fonction est désactivée par défaut.
Vous pouvez gérer vos choix au moyen de la bannière ou du gestionnaire de témoins, lorsqu'il est offert, et des réglages de votre navigateur ou appareil. Le refus de certains témoins peut limiter des fonctions, mais les témoins non essentiels ne devraient pas être nécessaires à l'utilisation des fonctions principales.
8. QUI PEUT AVOIR ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS?
Nous pouvons donner accès aux renseignements ou les communiquer, selon le besoin, aux catégories suivantes :
les employés et représentants autorisés de KP Management et des sociétés du Groupe KP qui doivent y accéder pour une fin décrite dans la présente politique;
les clients responsables des données, comme les propriétaires, gestionnaires, exploitants ou organisations pour lesquels les Services sont fournis;
les fournisseurs de services et sous-traitants, notamment en hébergement, sécurité, paiement, messagerie, soutien, analyse, signature électronique, communications et technologies;
les conseillers professionnels, assureurs, auditeurs et parties à une opération commerciale projetée ou réalisée, sous réserve de mesures de confidentialité appropriées; et
les autorités publiques, organismes de réglementation, tribunaux ou personnes autorisées lorsque la loi l'exige ou le permet.
Les accès internes sont attribués selon les fonctions et le principe du besoin de savoir. Les fournisseurs reçoivent seulement les renseignements nécessaires à leur mandat et doivent respecter des obligations de confidentialité, de sécurité et d'utilisation limitée.
9. TRANSFERTS À L'EXTÉRIEUR DU QUÉBEC
Certains fournisseurs, systèmes ou sociétés du Groupe KP peuvent traiter ou conserver des renseignements à l'extérieur du Québec ou du Canada, notamment aux États-Unis ou dans d'autres territoires où sont situés nos fournisseurs. Les renseignements peuvent alors être assujettis aux lois de ces territoires.
Avant une communication à l'extérieur du Québec, nous procédons aux évaluations requises et mettons en place des mesures contractuelles, administratives et techniques raisonnables afin d'assurer une protection adéquate, compte tenu notamment de la sensibilité des renseignements, des fins, des mesures de sécurité et du régime juridique applicable.
10. CONSERVATION, DESTRUCTION ET ANONYMISATION
Nous conservons les renseignements seulement pendant la période nécessaire aux fins décrites, au respect de nos obligations, à la résolution des différends et à l'exercice de nos droits. Les durées varient selon la nature du renseignement, le Service, les instructions du client et les exigences légales. À l'échéance, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés conformément à la loi, sauf si leur conservation demeure requise ou permise.
11. COMMENT PROTÉGEONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS?
Nous appliquons des mesures physiques, administratives et technologiques raisonnables selon la sensibilité, la quantité, la finalité et le support des renseignements. Ces mesures peuvent comprendre le contrôle des accès, l'authentification, le chiffrement en transit ou au repos selon le contexte, la journalisation, les sauvegardes, la formation, les ententes de confidentialité, la gestion des fournisseurs et des processus de réponse aux incidents.
Aucune méthode de transmission ou de conservation n'est entièrement sécuritaire. Si vous croyez qu'un renseignement a été compromis ou qu'un compte est utilisé sans autorisation, communiquez immédiatement avec nous aux coordonnées ci-dessous.
12. VOS DROITS
Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez notamment :
demander l'accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
demander la rectification d'un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
retirer un consentement ou modifier certaines préférences;
demander, dans les cas prévus, la cessation de diffusion ou la désindexation d'un renseignement;
obtenir, lorsque le droit est applicable, un renseignement informatisé recueilli auprès de vous dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
être informé lorsqu'une décision produisant des effets importants est fondée exclusivement sur un traitement automatisé et présenter vos observations; et
déposer une plainte au sujet de nos pratiques.
Pour exercer un droit, écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels. Nous pouvons vérifier votre identité et demander les précisions nécessaires. Si les renseignements sont traités pour le compte d'un client, nous pouvons transmettre la demande à ce client ou vous inviter à communiquer directement avec lui.
13. PERSONNES MINEURES
Les Services ne s'adressent pas directement aux enfants de moins de 14 ans. Nous ne cherchons pas à recueillir directement leurs renseignements sans l'autorisation requise. Des clients peuvent toutefois saisir des renseignements limités sur des occupants mineurs lorsque cela est nécessaire à la gestion d'un immeuble ou à une autre fin légitime; ces renseignements demeurent soumis aux instructions du client et aux lois applicables.
14. PERSONNES SITUÉES DANS L'UNION EUROPÉENNE
Lorsque le Règlement général sur la protection des données (« RGPD ») s'applique à un traitement, la personne concernée peut, selon les conditions prévues par le RGPD, exercer des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité, d'opposition et de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou similaires importants. Elle peut aussi déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle compétente. Nous fournissons les renseignements supplémentaires requis sur la base juridique et les transferts lorsqu'ils sont applicables au Service concerné.
15. LIENS ET SERVICES DE TIERS
Les Services peuvent contenir des liens ou des intégrations vers des sites ou services de tiers. Leurs pratiques sont régies par leurs propres politiques. Nous vous invitons à les consulter avant de leur transmettre des renseignements.
16. MODIFICATIONS À LA POLITIQUE
Nous pouvons modifier la présente politique pour refléter l'évolution de nos pratiques, de nos Services ou des exigences légales. La version à jour est publiée de manière accessible. Lorsqu'une modification importante l'exige, nous diffusons un avis approprié et sollicitons un nouveau consentement lorsque requis.
17. QUESTIONS, DEMANDES ET PLAINTES
Responsable de la protection des renseignements personnels
KP Management ltée
2075 Av. Victoria #225
Saint-Lambert, QC J4S 1H1
admin@kpmplatform.com